Как выбрать МФУ

🕛 23.09.2009, 14:14

Несмотря на впечатляющие достижения в области информационных технологий в последнее десятилетие, процесс перехода от бумажного офиса к системе электронного документооборота внутри компании, а также между предприятиями и организациями, еще далек до завершения. К тому же, растет число мнений, что эта концепция на практике вряд ли может быть осуществлена, и нам в нашей повседневной работе все равно придется иметь дело, как с бумажными, так и с электронными документами, ежедневно натыкаясь на стену, разделяющую два мира - цифровых технологий и традиционных, бумажных документов.

Электронные документы легко создавать и редактировать, вставлять фрагменты текста и графические изображения из других документов, наконец, отправлять по электронной почте и публиковать в Интернете. Однако, бумажные документы необходимы для отправки по факсимильному аппарату, удобней для чтения и привычнее для человеческого восприятия. К тому же, чаще всего законодательство требует, чтобы документ был представлен именно в бумажном виде, когда на него затем ставят подписи, печати и различного рода штампы. Наконец, особенности визуального восприятия бумажного документа широко используются в рекламе и маркетинге. Более того, зачастую жизнь бумажного документа на этом не заканчивается, так как, попадая к другим людям, эти документы приходится копировать, сканировать, распознавать и снова приводить их к цифровому виду для удобства хранения и дальнейшего использования.

Если до недавнего времени для выполнения этих операций требовалось использовать несколько отдельных устройств: принтер, копир, сканер, факс, то с появлением многофункциональных устройств (МФУ) стало возможным обходиться только одним, которое стало исполнять роль своеобразного мостика между бумажным и цифровым представлением документов, упрощая их совместное использование.
В категорию устройств "все в одном", попадает достаточно широкий спектр продукции. Это и недорогие МФУ на основе струйной печати, и многофункциональные устройства, прообразом которых послужил факс, и высокопроизводительные цифровые копировальные аппараты, оснащенные функциями сетевого сканирования и печати, а также опцией факса.

Конструктивно обычное МФУ представляет собой связку из сканирующего модуля и механизма печати, а также комбинацией интерфейсных плат, сочетание которых и определяет функциональность многофункционального устройства. Плата принтера превращает цифровой копир в копир-принтер, а добавление платы сканера делает копир-принтер-сканер. В более сложных моделях к ним добавляются факс-модем и другие опции (плата сетевой печати и сканирования, автоподатчик оригиналов и т.д.).

Преимущества многофункциональных устройств

Низкая цена
Набор из специализированных устройств - копира, принтера, сканера и факса - имеет несколько функциональных узлов, которые дублируют друг друга. Например, каждое из этих лазерных устройств - лазерный факс, принтер и копир - имеет модуль термозакрепления, а копир и сканер - сканирующий механизм. Таким образом, избегая дублирования функциональных механизмов и используя единый корпус, общие блок питания и механизм подачи и вывода материалов, приходим к тому, что итоговое многофункциональное устройство лишь на 10-20% оказывается дороже самого дорогого из этих специализированных устройств, хотя по функциональности потребитель получает четырехкратное преимущество.

Надежность
У определенной части пользователей есть стереотип, что если устройство - "четыре в одном", то и вероятность его поломки увеличивается вчетверо. Однако это не так. Очевидно, что движущихся частей в одном многофункциональном устройстве будет в несколько раз меньше, чем в наборе из отдельных устройств: один и тот же механизм печати, подающие и приемные узлы, будут обслуживать и печать, и копирование, и работу факса, а в случае отдельных устройств - таких механизмов будет несколько. Поэтому вероятность поломки хотя бы одного из них будет значительно выше вероятности выхода из строя МФУ. Кроме того, некоторая категория потребителей сомневается в системной надежности МФУ как устройства, объединяющего несколько функций. Проще говоря, если ломается принтер, то Вы лишаетесь только принтера, а при выходе из строя МФУ вы теряете одновременно и принтер, и копир, и факс (в зависимости от конкретной модели). Однако если при использовании набора отдельных устройств выйдет из строя только одно из них, то нормальная работа офиса также окажется парализованной, ведь исполнить задачи принтера вряд ли удастся копиру или автономному факсу.

Компактность
Множество небольших компаний, не говоря уже о малом или домашнем офисе, нечасто могут похвастаться "лишними квадратными метрами" - без проблем найти место на рабочем столе и для принтера, и для сканера, не говоря уже о факсе, может далеко не каждый. Однако, даже в таких стесненных условиях им все равно необходимы все эти офисные устройства. Другой яркий пример - это организация рабочего места секретаря, когда по роду деятельности вокруг нее кроме компьютера должны разместиться принтер, сканер, факс, телефон и копировальный аппарат. Естественно, весь этот "джентльменский набор" занимает не только ее стол, но и все близлежащие тумбочки, а "бедной" девушке даже некуда поставить чашку с кофе, кроме как на саму эту технику, что чревато самыми непредсказуемыми последствиями. Но это если все перечисленные устройства расставить по отдельности. Чтобы успешно решить проблему свободного места, следует обратить внимание на персональные МФУ. Более того, успешная организация документооборота во многих фирмах заключается в четком выделении из персонала так называемых "рабочих групп", каждую из которых обслуживают одна высокопроизводительная многофункциональная система, что проще и, самое главное, дешевле, чем набор из маломощных специализированных устройств. А главное, цифровое многофункциональное устройство сегодня вполне может обойтись одним-единственным шнуром питания и стоять в любом месте комнаты, потому что на рынке уже доступны первые аппараты, использующие беспроводной интерфейс Wi-Fi.

Модульность
Приобретение МФУ может рассматриваться и как более эффективное вложение средств в приобретаемую технику. Например, в сегменте цифровых устройств формата А3, как правило, берется за основу базовая модель копира с необходимым запасом бумаги, а на нее по выбору Заказчика докупаются различные модули - интерфейсные платы принтера и сканера, а также факса. Например, если Заказчик нуждается в копировании и сетевой печати, ему достаточно приобрести плату принтера и сетевую карту. Гибкость в составлении конфигураций позволяет Заказчику создать требуемое решение, а не платить за то, в чем он сейчас не нуждается. По мере роста его задач, например, при появлении потребности в сканировании или коммуникационных приложениях, его возможности могут быть расширены путем покупки соответствующих интерфейсных плат за гораздо меньшие деньги, чем отдельных устройств (например, сканеров или факсов) с тем же уровнем технических возможностей.

Низкая стоимость эксплуатации
Пользователю всегда проще иметь дело с одним видом расходных материалов. Необходимость приобретать, а также держать в запасе на случай внезапной остановки, расходные материалы отдельно для копировального аппарата, отдельно для принтера и отдельно для факса, существенно усложняет работу и приводит к излишним затратам как времени, так и денег. Кроме того, следует помнить, что стоимость владения включает в себя не только затраты на приобретение и расходные материалы, но и на их техническое обслуживание. Очевидно, что сервисное обслуживание одного устройства обойдется дешевле, чем обслуживание трех отдельных.

Простота в работе
Достаточно взглянуть на панель управления МФУ, чтобы убедиться, что в управлении оно ничуть не сложнее обычного копира или принтера. Безусловно, работа с цифровой машиной требует определенных навыков, зато МФУ уже оснащены электронным жидкокристаллическим дисплеем, причем во многих случаях он сенсорный и уже русифицированный, что привносит элемент интерактивности в оперировании аппаратам. Поэтому, инструкция пользователя, скорее описывает набор функциональных возможностей, которые значительно повысят продуктивность работы в вашем офисе. Более того, многие МФУ позволяют одним нажатием кнопки выполнять действия, на которые обычно не способно ни одно отдельное устройство. В качестве примера можно привести функцию передачи документа в электронную почту, когда документ сканируется, конвертируется в электронную форму и отправляется по указанному адресу лишь нажатием двух-трех кнопок. Так как все узлы аппарата произведены одной компанией, это практически снимает вопрос о бесконфликтной работе модулей программного обеспечения. Если программа позволяет управлять устройством с ПК, это заметно облегчит эксплуатацию МФУ. Крупные вендоры, как правило, снабжают свои устройства очень качественным и легким в работе программным обеспечением, не считая программных "довесков", например, программ по оптическому распознаванию изображений или факс-утилит, что, конечно же, повышает ценность и удобство эксплуатации МФУ. Кроме того, повышается эргономика управления, поскольку единый стандарт интерфейса и компактное расположение основных блоков МФУ позволяют с меньшими трудозатратами управлять работой устройства.

Особенности выбора МФУ

В зависимости от формата выводимого отпечатка/копии, типа печатающего механизма (лазерный или струйный) и сканирующего модуля (планшетный или протяжный) МФУ различаются по классу и цене. Традиционно считалось, что для домашнего применения наиболее пригодны аппараты на базе струйного принтера и планшетного сканера формата А4, поскольку они способны печатать в цвете и оцифровывать документы самых разнообразных типов, тогда как офисный вариант - это МФУ, построенный на базе цифрового лазерного копира формата А4 или А3.

Перед приобретением многофункционального аппарата, сначала нужно определиться, какие функции вам потребуются в работе: печать, копирование, сканирование или прием и передача факсимильных сообщений. Более того, выбирая многофункциональное устройство, учитывайте, какая функция вам наиболее необходима и отдавайте предпочтение тому классу МФУ, где эта функция взята за основу построения "комбайна".

Итак, многофункциональные устройства условно можно разделить на четыре класса аппаратов, отличающихся по типу базового механизма, на основе которого они построены: МФУ-факсы, МФУ-копиры и МФУ-принтеры (струйные и лазерные). Каждый из этих классов имеет свои сравнительные преимущества, комбинация которых делает их применение наиболее целесообразным для решения той или иной конкретной задачи в офисе.

МФУ-факсы
Самые недорогие модели МФУ на основе факсов. Именно из этого класса аппаратов изначально родились "комбайны", так как обычный автономный факсимильный аппарат уже имел встроенную функцию копирования. Сейчас практически у каждого производителя факсимильных аппаратов можно найти в модельном ряду устройства, которые можно подключать к компьютеру, и распечатывать документы. Подобные МФУ выполняют основные функции факс-аппаратов, например быстрый набор номера, групповую рассылку факсов, прием в память, отсроченную передачу факсимильных сообщений для экономии средств на оплату телефонной связи и т.д.. Однако, почти все они позиционируются и используются преимущественно, как коммуникационные устройства, так как наличие протяжного сканера (модели с планшетным сканером проигрывают в цене другим классам МФУ). Относительно слабые возможности принтера и достаточно дорогая себестоимость копии, оставляют этим аппаратам преимущественно только одну функцию в офисе - прием и передачу документов. Зато наличие телефонной трубки выгодно выделяет их из остальных классов МФУ, где факсимильная функция не является основной.

МФУ-копиры
На другом краю сегмента размещаются многофункциональные устройства на основе копиров. Современные тенденции таковы, что цифровые копировальные машины имеют <от рождения> функцию печати, которая реализуется с помощью интерфейсной печатной платы. Преимуществами МФУ-копиров являются высокая производительность, большой ресурс, надежность и низкая себестоимость копии. Более того, именно МФУ-копиры имеют огромное количество дополнительных устройств (опций), которые очень даже могут пригодиться в работе, существенно облегчая труд оператора. Например, автоподачик оригиналов (ADF, DADF) делает процесс копирования многостраничных документов легко, а для послепечатной обработки документов предусмотрены разделительные лотки для документов, электронные лотки со сдвигом, финишеры, которые сортируют и сшивают копии и распечатки в комплекты, фальцовщики, с помощью которых осуществляется буклетирование и получение готовых брошюр на выходе, дыроколы, сетевые "почтовые ящики" и т.д. Основными поставщиками устройств этой категории выступают производители цифровых копировальных аппаратов.

МФУ-принтеры
Наконец, последними в этот сегмент вышли известные производители струйных и лазерных принтеров - Xerox, Hewlett-Packard, Canon, Epson. Например, изначально МФУ развивались в Hewlett-Packard в рамках концепции "Принтеры, которые могут больше", а в линейке Canon были только МФУ на основе факсов, что значительно ограничивало сферу их применения в качестве копира, принтера или сканера, наконец, компания Epson также выпустила свои МФУ на основе струйной технологии печати, правда функции сканирования и копирования здесь выступают как дополнительные.

В классе струйных МФУ-принтер за последнее время произошел резкий скачок качества печати, которую обеспечивают недорогие МФУ. Если раньше нормальными считались цветопередача и растрирование, как у самых дешевых принтеров, то сейчас нормой становится фотопечать, дающая столь же хорошие результаты, как у старших струйных моделей. Появились первые МФУ с 6-цветным печатающим модулем, дающим самые лучшие фотоотпечатки. Собственно, это обстоятельство и убеждает в том, что настал час рекомендовать комбинированные периферийные устройства большинству домашних пользователей. Более того, уникальной возможностью МФУ, дающей ему явное преимущество перед связкой принтер - сканер, является оперативное цветное фотокопирование. Если нужно получить копию редкой фотографии из семейного фотоальбома, негатив которой давно утерян, то именно МФУ позволит проще всего решить эту задачу. Цены на многофункциональные устройства на основе цветной струйной печати последнего поколения существенно снизились. Таким образом, учитывая изначальную ориентированность домашних пользователей на недорогие струйные печатающие устройства, можно с уверенностью предположить, что это и есть самый перспективный целевой сегмент для струйных "комбайнов". Подобная тенденция наблюдается и в сегменте лазерных устройств, однако здесь она проявляется не так заметно из-за большей консервативности корпоративных пользователей.

Преимущества лазерной печати: высокая производительность, низкая себестоимость копии/отпечатка, простота в управлении, дают основания полагать, что сегмент МФУ на основе лазерных принтеров будет развиваться довольно бурно, особенно, если цены на них будут продолжать падать. Более того, уже сейчас 16-страничный копир-принтер-сканер по цене сравнялся с аналоговым копиром со скоростью копирования 4 страницы в минуту. Однако, если рекомендуемые объемы печати у МФУ на основе принтеров сравнимы с обычными офисными принтерами, то ежемесячная нагрузка на узел сканера, т.е. на функции копирования и сканирования, у такого устройства имеет, как правило, в 2-3 раза меньше, чем ежемесячные объемы печати. Если МФУ планируется использовать в основном как принтер, первостепенное внимание следует уделить качеству печати. В настоящее время большинство лазерных МФУ обеспечивают приемлемое качество черно-белой печати, которое сопоставимо с качеством печати монохромных лазерных принтеров. Аппараты с цветным струйным механизмом могут выводить как текст хорошего качества, так и более привлекательные яркие цветные изображения.

Таким образом, вам стоит изначально определиться, сколько и преимущественно что собираетесь печатать (копировать). Например, если ежедневно вы печатаете (копируете) менее 75 страниц, из которых большую часть составляют полноцветные документы, то лучше выбрать МФУ со струйным механизмом печати. При большем объеме печати/копирования целесообразно купить МФУ на основе лазерного принтера для печати монохромных документов, а единичные полноцветные экземпляры можно распечатывать на дешевом струйном принтере. Это объясняется тем, что струйные печатающие механизмы не подходят для больших нагрузок, а расходные материалы и специальная бумага для печати, необходимые для каждого струйного устройства, стоят гораздо дороже в пересчете на стоимость одного отпечатка, чем расходные материалы для моделей с лазерным механизмом.

Сканер
Сканер МФУ влияет на отправку факсов и копирование и от него во многом зависит качество факсов и копий, а также точность работы программы оптического распознавания символов. В настоящее время практически все МФУ имеют разрешение сканера не менее 600x600 dpi (а у струйных МФУ и того выше), что более, чем достаточно для оцифровки офисных документов и сканирования полноцветных изображений. Однако, если вам нужно сканировать полутоновые изображения, скажем, для помещения графики на Web-страницы, то тут больше подойдут специализированные планшетные сканеры.

Перспективы развития рынка МФУ
Современная техника способна решать такое многообразие задач, что при создании системы ИТ в компании (или улучшении существующей) многофункциональные устройства должны фигурировать как основная часть такой системы, направленная на оптимизацию документооборота предприятия. Результатом реализации такого комплексного подхода будет повышение эффективности и организации труда сотрудников, как непосредственно участвующих в процессе документооборота, так и обслуживающих его. Это также позволит сократить офисные затраты и предусмотреть возможный будущий рост организации. Вот только до сих пор большинство потребителей так ясно и не понимает, в чем собственно состоит выигрыш и зачем следует покупать именно цифровое многофункциональное устройство, а не по отдельности - недорогой принтер, аналоговый копир, простенький факс.

Офисные и персональные многофункциональные устройства относятся к достаточно молодому сегменту рынка, и процесс его формирования еще не закончен, что проявляется в несовпадении взглядов компаний на позиционирование и потребительскую ценность изделий. Однако, если раньше многофункциональные устройства "запаздывали" в своем развитии, то сейчас принтеры, сканеры и МФУ, построенные на их основе, выходят практически одновременно. Возможно, в будущем новые решения будут впервые реализовываться именно в многофункциональных аппаратах, и чем больше функций они будут выполнять, тем больший интерес вызовут у потребителей, каждый найдет для себя что-то полезное. Построение цифрового офиса, в котором обращались бы в основном электронные документы, далеко от завершения, более того, растет число сторонников мнения, что эту концепцию вряд ли когда-нибудь удастся полностью реализовать на практике. Пользователям в повседневной работе приходится иметь дело и с бумажными, и с электронными документами. Бумажные привычнее для восприятия, зато представление в электронной форме позволяет легко их изменять и редактировать, вставлять в них фрагменты текста или графические изображения из других материалов, в том числе печатных, выводить на принтер, отсылать по электронной почте или по факсу.