Расширение сферы действия ERP

🕛 09.03.2009, 18:43

Интеграция лучших финансовых инструментов с системами планирования ресурсов предприятия (ERP - Enterprise Resource Planning) хотя имеет многие преимущества, но и проблем тоже не лишена. Промышленные предприятия и другие компании, которым приходится иметь дело со сложными финансовыми операциями, нередко оказывают безграничное доверие ERP-системам, которые помогают свести выполнение всего широкого круга функций - от управления материальными запасами до ведения бухгалтерского учета и распределения сбыта, - образно говоря, под одну крышу.

Так, Бэри Уилдермэн (Barry Wilderman), аналитик компании Meta Group (расположенной в г. Стамфорде, штат Коннектикут), задает вопрос: «А довезет ли меня поезд под названием SAP или Baan прямо до самого дома?» - и сам же отвечает: «Едва ли». Пытаясь улучшить эту ситуацию, многие пользователи решили параллельно с ERP-пакетами устанавливать и так называемые оптимальные финансовые системы.

«Не радует, однако, то, что на интеграцию специализированной системы бюджетирования такой как Hyperion Pillar, с SAP R/3 может потребоваться от 200 тысяч до 2 миллионов долларов и, уйдет до 6 месяцев в зависимости от уровня сложности, - сетует Cандра Страусс (Sandra Strauss), вице-президент отдела стратегических инициатив чикагской компании Cambridge Technology Partners. - А может оказаться и еще дороже, если учесть повторные затраты на каждое обновление как оптимальной финансовой системы, так и ERPпакета. Это серьезная проблема».

Но есть и отрадная новость: некоторые поставщики ERP, такие как SAP и Baan, сейчас находятся на пути к созданию компонентной архитектуры, основанной, по словам аналитиков, на объектной технологии, которая помогает более тесно связать эти несхожие системы. Некоторые комбинации продуктов (например, Baan и Hyperion) лучше поддаются интеграции благодаря партнерским взаимоотношениям компаний-производителей. За последние несколько лет поставщики ERP создали ряд модулей и программных интерфейсов приложений (API - Application Programming Interfaces), позволяющих осуществлять интеграцию с системами «третьих» фирм, таких как, например, Hyperion и Walker.

Клаус Шотенхамель (Klaus Schottenhamel), президент Plaut Consulting, компании-интегратора SAP R/3, утверждает, что «использовать API удобно в тех случаях, когда базовое бухгалтерское или финансовое ПО берется у ERP-поставщика, а продукт компании Hyperion используется только как простой инструмент отчетности. Иначе, если понадобится „взломать“ пакет счетов к оплате (accounts payable) или главную бухгалтерскую книгу (general ledger), придется промучиться».

«Еще сложнее интегрировать отчетность различных видов, полученную из разных систем, как например в случае объединения финансовой, статистической и операционной информации, - добавляет Крис Бреннан (Chris Brennan), партнер KPMG Consulting (подразделения компании KPMG Peat Marwick LLP в Стамфорде). - Если выбираешь оптимальное ПО и одновременно жертвуешь некой долей интеграции, то можно прийти к противоречивым структурам данных в файлах поставщиков ПО и файлах пользователей». Чтобы предотвратить проблемы такого рода, команда Бреннана при работе с заказчиками, как правило, разрабатывает единую схему кодировки для файлов и счетов клиентской части проектов.

«Обычно интеграция „выполняется на уровне данных“, где финансовая информация извлекается из одной системы, например, из главной бухгалтерской книги (general ledger), и отсылается в пакетах в оптимальную систему бюджетирования», - рассказывает аналитик компании Meta Group Дэн Шоллер (Dan Sholler). «Чтобы соединить эти системы, компании могут использовать ПО промежуточного уровня, разработанное другими поставщиками», добавляет он. Некоторые заказчики создали свои собственные интерфейсы и системы промежуточного уровня».

Прежде чем устанавливать программное обеспечения для бюджетирования, сотрудники подразделения информационных систем тратят несколько месяцев на создание системы промежуточного ПО, которая извлекает данные из ERP-систем. Затем данные передаются из промежуточного ПО в программу для бюджетирования, которая используется для генерирования административных отчетов.

Сочетание ПО для бюджетирования и собственного ПО промежуточного уровня позволяет генерировать бюджеты в короткие сроки. Интеграция с ERP и дополнительными приложениями планирования повышает ценность системы бюджетирования.
Проблемы и достижения. Примеры интеграции финансовых приложений фирмы Hyperion с ERP-системами компаний Adobe и Fujitsu
Продукция Hyperion

Hyperion Pillar - пакет приложений для бюджетирования, планирования и прогнозирования. Он обеспечивает поддержку стандартных процессов для широкого диапазона видов планирования, - начиная с планирования проектов и функционально-стоимостного бюджетирования и заканчивая планированием капитала, прогнозированием продаж и планированием заработных плат.

Hyperion Pillar повышает эффективность эксплуатации, ускоряя (совершенствуя) сложный, распределенный коллективный процесс бюджетирования, освобождает менеджеров от выполнения механической работы по ведению бюджета и позволяет сосредоточиться на более важных задачах отчетности и анализа. Максимально эффективные функции бюджетирования Hyperion Pillar позволяет компаниям реализовать свои потребности в бизнес-планировании, а также предлагает дополнительные функции, сверх тех, которые реализованы в модулях бюджетирования ERP-систем.

Усматривая возможности повышения производительности и сокращения цикла планирования, компании стремятся использовать решения, которые эффективно используют существующие вложения и предусматривают реализацию будущих потребностей. Поэтому по-настоящему эффективное корпоративное решение для бюджетирования и планирования должно обеспечивать интеграцию с финансовыми и другими операционными приложениями, а также комбинировать данные из множества источников.

Новые программные интерфейсы приложения (API) расширяют функциональные возможности бюджетирования продукта Hyperion Pillar благодаря интеграции с ERP, автоматизации задач учета кадров, планирования заработной платы и других приложений «третьих» фирм. Открытая архитектура Hyperion Pillar позволяет администраторам создавать пользовательские интерфейсы для известных настольных программ. Интеграция с электронными таблицами дает возможность расширить использование Hyperion Pillar, привлекая к работе больше лиц, принимающих решения, а также сократить затраты на обучение неопытных пользователей, снизив тем самым стоимость эксплуатации. Гибкие функции экспорта/импорта, а также ODBC-доступа обеспечивают интеграцию с ERP- и учетными системами. Например, менеджеры могут с легкостью загрузить денежные показатели из главной бухгалтерской книги (general ledger) в Hyperion Pillar, чтобы рассчитывать колебания, анализировать тенденции и регулярно проводить прогнозирование.
Решение компании Adobe

Компания Adobe Systems положила начало революции «настольного издательства» в 1982 году, навсегда изменив презентацию и представление информации. На сегодняшний день Adobe имеет годовой доход более 900 миллионов долларов, занимается выпуском и продажей графического и издательского программного обеспечения в Америке, Азии, Европе, Африке и Австралии. В качестве системы планирования ресурсов предприятия компания выбрала продукт SAP R3.

Для быстро растущего бизнеса характерны постоянные изменения, поэтому компании Adobe понадобилось гибкое приложение для бюджетирования, которое бы могло быстро отражать изменения в динамической организационной структуре и бизнес-условиях, а также реагировать на запросы менеджеров, нацеленные на реконструкцию прогнозов и планов. Кроме того, фирме необходимо было быстро выполнять сложный анализ данных о мировых продажах и различных потоках доходов, чтобы получить ответы на вопросы: «Каковы были доходы от продаж Photoshop за май в испано-говорящих странах Южной Америки?» или «У каких партнеров самые большие объемы продаж?».

Для решения задач бюджетирования и планирования фирмой Adobe был выбран продукт Hyperion Pillar, а для анализа данных из SAP - Hyperion Essbase. Фирма Adobe внедрила Hyperion Pillar в 1992 году. Сейчас уже многие сотрудники компании регулярно используют этот продукт для составления бюджетов и разработки прогнозов для своих групп. Этот процесс идет быстро и эффективно: отдел финансов распространяет файлы планирования в периферийные отделы, менеджеры заполняют файлы данными, законченные файлы размещаются на сервере и сотрудники головного офиса приводят все цифры в соответствие. Бюджеты могут быть исправлены в течение нескольких дней после исходного запроса руководства.

«Hyperion Pillar дает нам необходимый контроль за бюджетированием и прогнозированием», - объясняет Стив Сорделло (Steve Sordello, директор отдела планирования и анализа фирмы Adobe. - Стандартные форматы рационализируют распространение и консолидацию данных, что важно в тех случаях, когда информация вводится из сотен источников. Кроме того, можно гарантировать, что сотрудники будут иметь доступ только к своей части проекта - они, в свою очередь, могут передать часть работы конкретному лицу из своей группы. По завершении отчетов, информация собирается воедино, чтобы у нас были текущие файлы с точными данными. Управляющие подразделения и региональные филиалы используют Hyperion Pillar для сравнения бюджетных данных с фактическими результатами, которые загружаются в Hyperion из SAP».

Сорделло также считает, что такого рода анализ можно выполнять в программе Hyperion Essbase. «Сильная сторона Hyperion Pillar - бюджетирование и планирование, а Hyperion Essbase дает хорошие результаты в анализе данных», - утверждает он.
Решение компании Fujitsu

Компании Fujitsu Microelectronics однажды пришлось генерировать электронные таблицы Microsoft Excel для того, чтобы проанализировать бюджетную информацию из системы R/3. Дело в том, что в R/3 очень трудно сравнить расходы по видам продукции с доходами. Для решения этой задачи часто требовалось нескольких недель - пока Fujitsu не установила продукты Hyperion.

«Так как фирма Hyperion предлагает целый набор программ, которые позволяют пользователям передавать данные между его собственным ПО и другими системами, то сотрудникам отдела информационных систем фирмы Fujitsu потребовалось только четыре дня на создание ASCII-файлов, необходимых для обмена данными между SAP R/3 и Hyperion, - отмечает Ром Виллафлор (Rom Villaflor), директор отдела корпоративного бухгалтерского учета. - Использование продукта Hyperion позволило Futjitsu перейти от ежемесячной структуры отчетности к еженедельной и быстрее реагировать на все изменения в отрасли».

Итак, электронные таблицы Excel уступили место ERP системам. Fujitsu установила ERP программу, разработанную фирмой Oracle (также использовались продукты фирм SAP и Peoplesoft). Бухгалтерская фирма посоветовала компании подключить к ERP-системе приложение для бюджетирования Hyperion Pillar. Обычно ERP-программа обслуживает всю цепочку поставок компаний-производителей, включая данные об отгрузках материалов, о поставщиках, покупателях, материальных запасах, дебиторских счетах и кредиторских задолженностях. «Oracle представляет собой репозиторий информации, тогда как Pillar является средством бюджетирования и планирования», - сказал Кевин Паркер (Kevin T. Parker), вице-президент Fujitsu по вопросам финансов и администрирования.

Программы планирования и бюджетирования, такие как Pillar и Comshare, управляются на основе некоторых допущений. Финансовый менеджер может внести изменения в стратегическое допущение (например, новую программу найма рабочей силы, план ценообразования или новую стоимость материала), чтобы определить их влияние на доходы и потери. «Чем особенно ценно это ПО», - добавляет глава исследовательской консалтинговой фирмы Лоуренс Сервен (Lawrence Serven), - «так это возможностью импортировать данные из других управленческих приложений, которые могут работать в других системах, и затем интегрировать данные в информационную базу компании».

В случае Fujitsu, несмотря на то, что путь к решению задачи был трудным, компания утверждает, что результаты себя оправдали. Составление бюджета компании более не является «гаданием на кофейной гуще». Теперь Fujitsu использует ежемесячный скользящий прогноз, который вводится в систему бюджетирования и одновременно загружается в ERP-платформу. Затем ERP-программа загружает фактические данные систему бюджетирования. Двунаправленность процесса позволила финансовым менеджерам Fujitsu оценить реальную эффективность.

В отличие от обычного итерационного процесса планирования и бюджетирования, где произвольные допущения повторяются вновь и вновь на всех участках организационной структуре процесс у компании Fujitsu осуществляется в рамках одного цикла. В результате теперь планирование и бюджетирование занимает 10-15 дней, в отличие от 6-8 недель, которые приходилось тратить на эти операции в прошлом. Так как менеджеры тратят меньше времени на бюджетирование, теперь они больше посвящают сил тому, чтобы понять конкретные нужды своей компании.

Новая система принесла Futjitsu ощутимые дивиденды. Cтало очевидно, что возник избыток на складах при поставке дисковых накопителей. Кевин Паркер ввел информацию в Hyperion Pillar, в результате система предложила сократить наем рабочей силы и пересмотреть планы на этот период. Бюджет Fujitsu был изменен соответствующим образом.

Итак, чем сложнее становятся планирование и бюджетирование, тем больше новых решений на подходе. Основная цель сейчас - уметь интегрировать все эти программные приложения с данными от ключевых поставщиков и покупателей.