В системе автоматизированы ключевые бизнес-процессы: работа с договорами и управленческий документооборот. Кондратьева Екатерина

Завод «Гарант» автоматизировал бизнес-процессы в системе eDocLib: Актив Бизнес

Компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке, в январе текущего года завершила внедрение ECM-решения eDocLib: Актив Бизнес в ООО «Завод котельного оборудования «Гарант» (г. Барнаул). В системе автоматизированы ключевые бизнес-процессы: работа с договорами и управленческий документооборот. Решение eDocLib: Актив Бизнес позволило перевести коммуникации между всеми структурными подразделениями завода – от юристов и бухгалтерии до снабженческих и производственных участков – на качественно новый уровень.
Главными задачами проекта стали:
1. обеспечение инструментария для автоматизированной обработки и хранения информации, содержавшейся в файлохранилищах на сервере (документов, поручений, проектов документов, договоров и др.);
2. автоматизация документально ориентированных бизнес-процессов (работы с договорами, заявками и другими управленческими документами) на основе безбумажных технологий;
3. организация оперативного и достоверного контроля исполнительской дисциплины (с возможностью автоматизированной подготовки статистической и аналитической информации о движении и исполнении документов и поручений);
4. модернизация взаимодействия подразделений в процессах подготовки и исполнения транспортных, хозяйственных и прочих заявок.
Для внедрения была выбрана система eDocLib: Актив Бизнес, которая сочетает в себе все ключевые функции ECM-системы и имеет широкие возможности адаптации, в том числе и к нетиповым автоматизируемым процессам. Данное прикладное решение разработано компанией «КС-Консалтинг» на базе платформы eDocLib (собственная разработка ЭОС). Заказчик приобрел комплект лицензий на eDocLib: Актив Бизнес, а также приложение ДокАгент, предназначенное для мониторинга событий в системе и оповещения пользователей.
Специалисты компании «КС-Консалтинг» всесторонне проанализировали бизнес-процессы организации, а затем согласовали с заказчиком подробно описанные автоматизируемые процессы, маршрутограммы и экранные формы. После конфигурирования и настройки системы группа внедрения приступила к выполнению двух параллельных задач: обучению персонала на рабочих местах и совместному тестированию настроенных процессов.
Центральным бизнес-процессом, который требовалось автоматизировать в первую очередь, стала работа с договорами: согласование проектов, учет подписанных, исполнение и контроль. Все инициативные действия этого процесса были реализованы путем оформления заявок: заявка на создание договора, заявка на выписку счета, заявка на оплату счета, заявка на отгрузку и т.д. В регистрационной карточке (РК) договора были настроены три вида поручений: на согласование, контроль договора и произвольные.
Например, поручение «контроль договора» создается автоматически, как только в договоре появляется информация о поступившей предоплате от клиента (аванс). По окончании всех работ по договору исполнитель фиксирует этот факт в отчете об исполнении поручения. Главный бухгалтер проверяет договор и все связанные с ним РК документов и поручений, отметки о наличии оригиналов документов и т.д., после чего снимает договор с контроля как исполненный, либо возвращает на доработку. Таким образом, РК договора является ключевым элементом бизнес-процесса, к которому привязаны все выполняемые операции: заявки в отдел материально-технического снабжения, заявки на производство оборудования и т.д.
Работа по другим группам управленческих документов была реализована в eDocLib: Актив Бизнес по стандартной схеме, уже имеющейся в программном продукте: регистрация – резолюция – исполнение – снятие с контроля. Автоматизированные бизнес-процессы позволили исключить необходимость хождения бумажных экземпляров, а также отказаться от использования разрозненных каналов для передачи информации и электронных образов документов.
Все работы по проекту, включая предварительное обследование, настройку системы, обучение сотрудников и тестирование настроенных бизнес-процессов, были выполнены в течение декабря 2015 – января 2016 года. Быстрое развертывание системы стало возможным благодаря высокому уровню ответственности заказчика, организовавшего оперативное и эффективное взаимодействие своих сотрудников со специалистами «КС-Консалтинг».
Внедрение системы eDocLib: Актив Бизнес позволило достичь следующих результатов: обеспечена возможность ввода, обработки, хранения и удобного поиска документов в системе; устранены разрозненные журналы регистрации документов, а также участки вынужденного движения и обработки бумажных копий документов; налажена система коллективного взаимодействия при исполнении задач и поручений по договорам и другим документам; реализована возможность безбумажного согласования проектов договоров и других документов; реализована система безбумажного движения и исполнения различных заявок при взаимодействии подразделений, где требуется учет и контроль этих процессов; обеспечена логическая и функциональная увязка автоматизированных процессов для обеспечения оперативного и прозрачного контроля.
Внедрение системы eDocLib: Актив Бизнес позволило заказчику существенно повысить эффективность и уровень комфорта в процессе коллективного взаимодействия сотрудников подразделений завода. В обозримой перспективе заказчик рассматривает возможность масштабирования системы – как в плане увеличения количества рабочих мест, так и использования нового функционала.
Подробнее о проекте на сайте ЭОС http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=145877

Пресс-релизы ИТ-компаний   Теги:



Редакция портала:

Благодарим за просмотр этой информации на нашем компьютерном портале. Надеемся, что обзор Завод «Гарант» автоматизировал бизнес-процессы в системе eDocLib: Актив Бизнес, в разделе Пресс-релизы ИТ-компаний вам понравился. Есть небольшая рекомендация, если вы хотите быть в курсе всех событий сферы информационных технологий, то рекомендуем зарегистрироваться на портале www.stfw.ru.


Живая лента

•  Чтобы повысить уровень собственной кибербезопасности, Facebook намерена купить соответствующую компанию - 22.10.2018: STFW.Ru: Недавно социальная сеть Facebook обнаружила уязвимость в собственной системе


•  Смартфон Honor Magic 2 в форм-факторе слайдера с тройной основной камерой засветился на фото и видео - 22.10.2018: STFW.Ru: Как ожидается, 31 октября будет представлен новый смартфон Honor Magic 2. Но ещё до


•  Смартфон Galaxy S10 получит улучшенные платы с более плотной компоновкой, но только для версии с чипом Exynos - 22.10.2018: STFW.Ru: Согласно сообщениям корейских СМИ, готовящийся к выпуску флагманский


•  Развитие полупроводниковой отрасли Китая сдерживается существенным дефицитом квалифицированного персонала – требуется 400 тыс. новых сотрудников к 2020 году - 22.10.2018: STFW.Ru: Несмотря на то, что китайская полупроводниковая отрасль активно занимается


•  После 8 месяцев экплуатации и 20 тыс. км пробега батарея электромобиля Nissan Leaf на 40 кВтч сохранила 97,4% емкости - 22.10.2018: STFW.Ru: Мы уже рассказывали вам о том, что по данным британских исследователей,


•  Обновление Windows 10 19H1 решит проблемы с производительностью после патчей от Meltdown и Spectre - 22.10.2018: STFW.Ru: Не так давно индустрию потрясли серьезные уязвимости в архитектурах